Einfachere Schulungsverwaltung und mehr Kontrolle über den Lernverlauf

Manche Mentor*innen müssen viele verschiedene On-the-Job-Trainings (OJT) für Lernende in unterschiedlichen Kursen betreuen. Da kann es leicht passieren, dass der Überblick verloren gehen. Deshalb bietet die imc Learning Suite jetzt einen erweiterten Filter- und Sortiermodus, mit dem Sie alle OJTs und ihre Lernenden besser im Blick behalten. Ist diese Funktion aktiviert, stehen ein Kursfilter, ein Filter für die Aktivitäten der Lernenden sowie eine manuelle Sortieroption zur Verfügung. Damit lassen sich die OJTs nach der ältesten oder jüngsten, noch nicht überprüften Aktivität der Lernenden sortieren, also nach Interaktionen mit einer OJT-Aufgabe wie dem Hinzufügen von Feedback oder dem Hochladen eines Anhangs. So können sich Mentor*innen besser auf ihre Aufgaben konzentrieren und alle Aktivitäten der Lernenden rechtzeitig nachverfolgen.

Um eine noch bessere Übersicht zu bieten, wurde das Layout der Liste mit On-the-Job-Trainings sowohl für Lernende als auch für Mentorinnen verbessert. Die Liste lässt sich jetzt nach dem Namen des OJT durchsuchen (für Lernende und Mentorinnen) sowie nach dem Namen des Lernenden (für Mentor*innen).

Ein weiteres Highlight für Lernende in OJT-Modulen ist eine druckfertige Version des OJT, die als PDF gespeichert oder direkt ausgedruckt werden kann und so als Leistungsnachweis dient.

Ihr Nutzen: Diese neuen Optionen bieten sowohl Mentorinnen als auch Lernenden einen viel besseren Überblick über die OJT-Module und die damit verbundenen Aufgaben. Mit den neuen Suchfunktionen, Filtern und Sortieroptionen sehen Mentorinnen neue Aktivitäten von Lernenden auf den ersten Blick und sparen Zeit beim Durchsuchen der Trainings. Das Auffinden bestimmter OJTs wird für Lernende und Mentor*innen wesentlich einfacher, und Lernende können die ausdruckbaren Versionen ihrer OJT-Module als Nachweis ihrer Aus- oder Weiterbildung auch außerhalb des LMS verwenden.

Viele unserer Kunden bieten eine Selbstregistrierungsoption für ihr Lernmanagementsystem an, damit Lernende nicht erst von Admins registriert werden müssen. Das ist zum Beispiel häufig der Fall, wenn ein LMS genutzt wird, um externen Lernenden E-Learning-Inhalte anzubieten. Werden Registrierungsformulare jedoch öffentlich auf einer Website angezeigt, besteht die Gefahr von Bot-Angriffen. Um Formulareingaben durch solche Bots zu verhindern, bietet die imc Learning Suite jetzt die Möglichkeit, Friendly Captcha zu integrieren. Das Tool lässt sich über den Konfigurationsmanager einbinden.
Ein Account bei Friendly Captcha ist erforderlich.

Ihr Nutzen: Friendly Captcha ist eine GDPR-konforme Lösung, die Bots effektiv daran hindert, Formular-Eingaben zu senden, so dass Ihre Admins nicht von Bot-Attacken angegriffen werden und Ihr LMS frei von gefälschten Accounts bleibt.

Der Import von Kursen über eine CSV-Datei wurde bereits in einem früheren Update eingeführt. Mit Innovation Pack 14.11 kamen der CSV-Datei neue Spalten hinzu. Außerdem ermöglicht die imc Learning Suite jetzt den Import von Kursvorlagen sowie von Anmeldungen für Kurse und Kursvorlagen über CSV-Dateien.

Ihr Nutzen: Die Datenmigration von einem Altsystem zur imc Learning Suite ist jetzt deutlich einfacher. Nutzen Sie dafür einfach die neue Standardfunktion, mit der sich Daten in einem vordefinierten CSV-Format übernehmen lassen. Unser Consulting-Team unterstützt Sie gerne dabei.

Das neue Innovation Pack bietet die Möglichkeit, Videos in News-Artikel einzubetten, um die Inhalte interessanter zu gestalten. Admins können außerdem die automatische Wiedergabe aktivieren, sodass das Video startet, sobald Lernende den Artikel öffnen.

Ihr Nutzen: Das Einbetten von Videos in News macht Artikel nicht nur ansprechender, sondern hilft auch dabei, Informationen zu vermitteln, die sich über Text allein nur schwer transportieren lassen. L&D-Beauftragte können zum Beispiel ein Screen Recording in einen Artikel über neue Funktionen im LMS einbetten, damit Lernende leichter nachvollziehen, wie sich die Funktion nutzen lässt.

In der Vergangenheit mussten Admins bei der Erstellung von webbasierten SCORM-Trainings für verschiedene Sprachen viel Zeit und Mühe investieren, da die Kurse für jede Sprache einzeln erstellt werden mussten. Mit dem neuen Update bietet die imc Learning Suite mehrsprachige SCORM-Ordner auf der Ebene der Kursvorlagen. Das bedeutet, dass Admins nun Ordner für SCORM Web Based Trainings auf der Ebene der Kursvorlagen erstellen können. Wenn Kurse in verschiedenen Sprachen verfügbar sein sollen, können die verschiedenen Sprachversionen eines Web Based Trainings einfach in diesen Ordner hochgeladen werden.

Ihr Nutzen: In der Vergangenheit mussten Admins bei der Erstellung webbasierter SCORM-Trainings für mehrere Sprachen viel Zeit und Mühe investieren, da die Kurse für jede Sprache einzeln erstellt werden mussten. Mit dem neuen Update bietet die imc Learning Suite mehrsprachige SCORM-Ordner auf Ebene der Kursvorlagen. Admins können nun also Ordner für SCORM Web Based Trainings direkt auf Vorlagenebene anlegen. Sollen Kurse in mehreren Sprachen verfügbar sein, lassen sich die einzelnen Sprachversionen eines Web Based Trainings einfach in diesen Ordner hochladen.

Wenn sich Lernende für einen Kurs anmelden, erhalten sie in der Regel eine Anmeldebestätigung. Diese Nachricht enthält oft wichtige Informationen, etwa zu Standorten, Kontaktpersonen oder anderen Dingen, die Teilnehmende wissen sollten, und wird in der imc Learning Suite als Buchungsmail bezeichnet. Um Zeit bei der Erstellung ähnlicher Buchungsmails zu sparen, können Admins diese Nachrichten jetzt duplizieren und anpassen. Außerdem lassen sich mehrere Kursmodi für eine Buchungsmail auswählen, sodass nicht mehr für jeden Kursmodus, etwa Blended Learning, Präsenzschulung oder Online-Schulung, eine eigene Buchungsmail erstellt werden muss.
Innerhalb des Buchungsmanagers finden Admins Buchungsmails außerdem einfacher, indem sie nach Kursmodus filtern.

Ihr Nutzen: In der Vergangenheit haben Admins oft viel Zeit damit verbracht, ähnliche Buchungsmails einzeln zu erstellen. Jetzt können Admins mehrere Bedingungen gleichzeitig auswählen, die bestimmen, wann eine Nachricht verschickt wird. Ein Beispiel: Admins müssen keine separaten Nachrichten für Online-Kurse und Blended-Learning-Kurse mehr erstellen, wenn der Inhalt derselbe ist. Stattdessen lässt sich das System einfach so einstellen, dass die Nachricht sowohl für Online-Kurse als auch für Blended-Learning-Kurse versendet wird. Bisher konnten Admins dagegen nur eine der beiden Varianten auswählen und mussten für die jeweils andere Kursart eine eigene Nachricht anlegen.

Mit dem neuen Innovation Pack kann das System Benachrichtigungen über neu verfügbare Kurse an Lernende senden, deren Anmeldestatus in der Kursvorlage „persönlicher Lehrplan" lautet, also wenn einer der Tutorinnen dem oder der Lernenden den Kurs empfohlen hat. Wurde beispielsweise die Teilnahme an einem Kurs zum Thema Projektmanagement empfohlen, kann das System den Lernenden automatisch benachrichtigen, sobald der Kurs verfügbar ist.

Ihr Nutzen: In der Vergangenheit war es nur möglich, Benachrichtigungen über neu verfügbare Kurse an Interessierte zu senden, wenn Lernende auf Ebene der Kursvorlagen vorgemerkt waren, also wenn sie selbst Interesse an einem Kurstyp angemeldet hatten. Mit dieser neuen Option kann das System diese Benachrichtigungen jetzt auch an Lernende senden, die den Status „persönlicher Lehrplan" haben, also wenn ein Tutor oder Manager diese Art von Kurs empfohlen hat.

Mit dem neuen Innovation Pack haben wir der Listenansicht in der Teilnehmerverwaltung eine neue Spalte mit dem Titel „Buchungsdaten anzeigen" hinzugefügt. In dieser Spalte lassen sich Attribute auswählen, die angezeigt werden sollen, damit Administrator*innen einen besseren Überblick über die Buchungsdaten erhalten. Organisieren Sie beispielsweise eine Präsenzschulung, bei der die Teilnehmenden mit einem Mittagessen versorgt werden, können Admins in dieser Spalte anzeigen lassen, ob Teilnehmende vegetarische oder vegane Kost bestellt oder bestimmte Lebensmittelallergien angegeben haben.

Ihr Nutzen: Bisher konnten Admins bestimmte Buchungsinformationen nur in der Detailansicht der jeweiligen Lernenden einsehen. Das konnte sehr zeitaufwändig werden, je länger die Teilnehmerliste war. Mit der neuen Spalte sehen Admins jetzt alle relevanten Buchungsdetails auf einen Blick und können die Liste mit allen notwendigen Informationen sogar direkt aus der Teilnehmerverwaltung ausdrucken.

Es ist jetzt möglich, Teilnehmerlisten pro Veranstaltung zu exportieren, sodass sich für jede einzelne Veranstaltung eines Kurses eine eigene Liste erstellen lässt. Bisher konnten diese Listen nur für einen gesamten Kurs erstellt werden, nicht aber für die einzelnen Veranstaltungen innerhalb eines Kurses. Die dafür verwendbare Vorlage enthält Platzhalter, mit denen sich veranstaltungsbezogene Informationen direkt in der Liste anzeigen lassen.

Ihr Nutzen: Mit dieser neuen Option erhalten Tutorinnen, Managerinnen und Admins einen besseren Überblick über die Teilnehmenden einzelner Veranstaltungen eines Kurses, sodass sie zum Beispiel gezielt bei Lernenden nachfassen können, die bestimmte Veranstaltungen verpasst haben.

Es gibt jetzt ein neues Kontrollkästchen in der imc Learning Suite: „Warnung vor Zeitkonflikten". Es aktiviert eine automatische Warnung, die erscheint, wenn sich Lernende für einen Kurs einschreiben wollen, der zeitlich mit einem anderen bereits gebuchten Kurs kollidiert. Die Warnung wird unabhängig davon angezeigt, ob die Buchung von Lernenden, Tutor*innen oder Admins vorgenommen wird. Sie lässt sich jedoch ignorieren, falls die Buchung trotzdem durchgeführt werden muss.
Die Warnung erscheint nicht bei Mehrfachbuchungen durch Tutor*innen, bei direkten Buchungen über Lernpfade und bei automatischen Buchungen für Kurse.

Ihr Nutzen: Die neue Option verhindert versehentliche Doppelbuchungen durch Tutor*innen, Admins oder die Lernenden selbst, sodass die Lernenden nicht in Zeitkonflikte geraten, die sie zwingen, gebuchte Kurse zu stornieren oder ihren Zeitplan umzustellen.