Onboarding neu gedacht
Die Entwicklung eines Performance-Support-Instruments beim australischen Ministerium für Gemeinwesen und Justiz
Im australischen Bundesstaat Victoria spielt das Department of Health & Human Services (DHHS), also das Ministerium für Gesundheit und Soziales, eine entscheidende Rolle für den Schutz der öffentlichen Gesundheit.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums entwickeln Strategien, Programme und Leistungsangebote, die die Gesundheit und das Wohlbefinden der Bevölkerung in Victoria fördern und verbessern. Gleichzeitig repräsentieren sie eine große und komplexe Behörde, die für erstklassige Leistungen und Innovationen im gesamten Gesundheitssektor steht.
Mit über 11.000 Beschäftigten in vier operativen Bereichen überwacht und koordiniert das DHHS die Finanzierung von Leistungen und Initiativen sowie deren Erbringung bzw. Umsetzung in 17 Verwaltungsgebieten des Bundesstaats.
Eine einheitliche Onboarding-Erfahrung
Als das Ministerium auf imc zukam und seinen Bedarf für ein Onboardingprogramm erläuterte, wurde schnell klar, dass Richtlinien, Compliance und allgemeine Informationen die wesentlichen Schwerpunkte bilden sollten. Benötigt wurde eine individuelle und innovative Lösung in Form eines digitalen Orientierungsprogramm für alle neuen und bestehenden Beschäftigten.
Mit dieser Lösung sollte eine ganzheitliche Vision der Mitarbeitererfahrung und der Organisationskultur ermöglicht und verwirklicht werden – über alle Phasen des Beschäftigungszyklus hinweg. Die Herausforderung dabei: Das Ministerium ist eine riesige, komplexe Behörde mit einer äußerst dynamischen, diversen und auf verschiedene Sektoren verteilten Belegschaft.
Diese sehr unterschiedlichen Menschen galt es für imc durch eine einheitliche Onboarding-Erfahrung zusammenzubringen. Was neue Mitarbeitende bei der Einführung in eine Organisation erleben, sollte für sie persönlich relevant, überzeugend und einprägsam sein. Denn Onboarding, Orientierung und Einarbeitung sind die drei wichtigsten Möglichkeiten für eine zielgruppenorientierte Gestaltung der Mitarbeitererfahrung.
Gut gemacht ermöglichen sie neuen Teammitgliedern einen reibungslosen Start und befähigen Mitarbeitende, im Sinne des Unternehmensziels zu denken und zu handeln und erstklassige Leistungen zu erbringen.
Ein kooperativer Ansatz, der das Zugehörigkeitsgefühl fördert
Durch die direkte Zusammenarbeit mit der Zielgruppe – das Team imc Australia arbeitete mit 50 Personen aus allen Teilen des Ministeriums zusammen – konnte imc viel präziser auf den Bedarf des Ministeriums und die Herausforderungen eingehen, mit denen die Behörde konfrontiert war.
Die imc-Designer nahmen sich Zeit zum Zuhören und konnten dabei schnell erfolgsentscheidende Erkenntnisse gewinnen. Sie baten die Vertreterinnen und Vertreter des Ministeriums, anhand repräsentativer Charaktere zu beschreiben, wie sie sich ein gutes Orientierungsprogramm vorstellen. Auf Grundlage dieser Daten arbeitete das Team gemeinsame Faktoren und Prinzipien heraus, die aus Sicht der Beschäftigten entscheidend waren.
imc stellte fest, dass ein Orientierungsprogramm den Mitarbeitenden die Anpassung erleichtert, wenn es ihnen eine offene Erkundung der Organisationskultur ermöglicht. Der Schlüssel zum Erfolg war die Befähigung der Beschäftigten, sich eigenständig zu informieren und bei Bedarf Unterstützung zu finden.
Aus den in den Workshops gesammelten Erkenntnissen entwickelte imc gemeinsam mit den Vertreterinnen und Vertretern des Ministeriums eine Content-Strategie, um Mitarbeitenden eine bestmögliche Lerner-Experience zu bieten.
Ein ganzheitliches digitales Orientierungsprogramm
Das Ergebnis dieser Kooperation ist ein auf die Anforderungen des Ministeriums zugeschnittenes 20-minütiges Orientierungsprogramm ,optimiert für mobile Endgeräte. Im Gesprächsformat wird die Zielgruppe von Charakteren aus der Behörde begrüßt und durch das narrative Programm geführt, in dessen Verlauf den Lernenden Fragen gestellt und Mikroinhalte präsentiert werden.
Basierend auf den Geschichten der Menschen, die an der Entwicklung des Lernerlebnisses beteiligt waren, hat imc zahlreiche personalisierte Elemente integriert. Der Effekt: Eine starke Identifikation der Zielgruppe mit der Organisation.
Im Rahmen der LearnX Awards 2020 wurde dieses Projekt in der Kategorie Best Design Thinking Talent Strategy mit dem Platinpreis ausgezeichnet. Dieses internationale Auszeichnungsprogramm würdigt jedes Jahr innovative und kreative Projekte in den Bereichen Learning und Design.
