Behalten, aktualisieren, zusammenführen oder stilllegen?
Mit unserem Praxis-Audit für Lerninhalte erfahren Sie, wie Sie Ihren L&D-Katalog verschlanken und relevant, übersichtlich und effektiv halten.
So bewerten und verbessern Sie Ihr Trainings-Portfolio
Lernkataloge werden selten von heute auf morgen unübersichtlich. Meist wächst der Bestand schrittweise, weil neue Kurse, Leitfäden, Videos und Ressourcen hinzukommen, wenn sich geschäftliche Prioritäten ändern.
Ältere Materialien bleiben oft online, weil niemand klar entschieden hat, was mit ihnen passieren soll. Mit der Zeit pflegen L&D-Teams dadurch doppelte, veraltete oder kaum genutzte Inhalte, während Mitarbeitende schwer erkennen, welche Ressourcen wirklich relevant sind.
Genau hier kann ein Audit für Lerninhalte als Unterstützung dienen, um wieder Ordnung in das Portfolio zu bringen. Dabei geht es nicht darum, Inhalte nur zur Verringerung des Umfangs zu löschen. Ziel ist vielmehr, dass jede Ressource einen klaren Zweck, eine definierte Zielgruppe und genug Mehrwert hat, um den Aufwand für Pflege und Nutzung zu rechtfertigen.
Das folgende Vorgehen hilft L&D-Teams zu entscheiden, ob einzelne Inhalte behalten, aktualisiert, zusammengeführt oder stillgelegt werden sollten.
Definieren Sie zuerst den Umfang
Ein Audit des gesamten Lernkatalogs auf einmal kann schnell überfordern. Deshalb ist es oft sinnvoll, mit einem überschaubaren Bereich zu beginnen, in dem der Bedarf am deutlichsten ist.
Das kann zum Beispiel sein:
- ein geschäftskritisches Thema
- eine bestimmte Zielgruppe oder Rolle
- ein Compliance-Programm
- Inhalte innerhalb einer einzelnen Plattform
- ein Lernpfad mit geringer Beteiligung
- Materialien, die von einer jüngsten Prozess- oder Richtlinienänderung betroffen sind
Legen Sie vorab fest, was das Audit erreichen soll. Das Ziel kann zum Beispiel sein, veraltete Inhalte zu entfernen, Doppelungen zu reduzieren, die Lernreise zu vereinfachen oder einen Inhaltsbereich auf eine breitere Lokalisierung vorzubereiten.
Ein klarer Umfang verhindert, dass die Übung zu einer allgemeinen Diskussion über die gesamte Lernstrategie wird.
Erstellen Sie eine einfache Inhaltsübersicht
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, erstellen Sie am besten einen grundlegenden Überblick über die Inhalte, die in das Audit einbezogen werden sollen. Erfassen Sie für jeden Inhalt zum Beispiel folgende Informationen:
| Information | Zu klärende Fragen |
|---|---|
| Titel und Format | Um welchen Inhalt handelt es sich und in welchem Format wird er bereitgestellt? |
| Zielgruppe | Wer soll ihn nutzen? |
| Zweck | Welches Wissen, welche Fähigkeit, welches Verhalten oder welches Risiko adressiert er? |
| Verantwortliche Stelle | Wer ist für Korrektheit und Pflege verantwortlich? |
| Erstellungs- oder Prüftermin | Wann wurde er zuletzt geprüft? |
| Ablageort | Wo finden Mitarbeitende ihn? |
| Nutzung | Wird er aufgerufen, zugewiesen oder abgeschlossen? |
| Verwandte Inhalte | Gibt es ähnliche Materialien an anderer Stelle? |
Die Übersicht muss vor dem Review nicht perfekt sein. Wichtig ist, dass das Portfolio ausreichend sichtbar wird, damit fundierte Entscheidungen möglich sind.
Prüfen Sie jeden Inhalt anhand von zehn Kriterien
Die folgenden Fragen bieten eine praxisnahe Grundlage, um jeden Inhalt zu bewerten:
Unterstützt der Inhalt eine aktuelle geschäftliche, personelle oder kompetenzbezogene Priorität?
Eine Ressource kann fachlich noch so richtig sein, aber wenn das Projekt bereits beendet wurde oder sich die Prioritäten der Organisation verschoben haben, lohnt sich der Aufwand schlicht nicht mehr.
Gibt es eine klar definierte Zielgruppe, die diesen Inhalt noch braucht?
Breite Beschreibungen wie „alle Mitarbeitenden“ sollten hinterfragt werden, es sei denn, das Thema betrifft tatsächlich die gesamte Organisation. Inhalte sind meist nützlicher, wenn sie eine bestimmte Rolle, Situation oder Erfahrungsstufe ansprechen.
Sind die Informationen noch korrekt?
Prüfen Sie Prozesse, Systeme, Vorschriften, Produktinformationen, Begrifflichkeiten, Kontaktdaten und externe Links. Inhalte mit veralteten Informationen sollten nicht verfügbar bleiben, nur weil der Großteil noch stimmt.
Unterstützt der Inhalt Mitarbeitende dabei, eine Aufgabe zu erledigen, eine Entscheidung zu treffen oder eine relevante Fähigkeit aufzubauen?
Auch Inhalte, die als „informativ“ gelten, können für die Organisation wenig praktischen Nutzen haben. Achten Sie auf einen klaren Zusammenhang zwischen dem Material und dem, was die Zielgruppe künftig anders tun muss.
Wird der Inhalt genutzt oder zugewiesen?
Eine geringe Nutzung bedeutet nicht automatisch, dass ein Inhalt keinen Wert hat. Er kann für eine kleine, aber kritische Zielgruppe wichtig und trotzdem schwer auffindbar sein. Die Nutzung sollte daher als Signal dienen, nicht als alleinige Entscheidungsgrundlage.
Gibt es ähnliche Inhalte an anderer Stelle?
Wenn Sie dabei sind, doppelte Inhalte zu identifizieren, achten Sie nicht nur auf identische Titel. Mehrere Ressourcen können denselben Bedarf mit leicht anderer Formulierung, anderem Format oder anderen Beispielen abdecken. Wo es Doppelungen gibt, sollte klar sein, welche Version am genauesten, am leichtesten zugänglich und am verbreitetsten ist.
Ist klar geregelt, wer für den Inhalt verantwortlich ist?
Ohne verantwortliche Person oder Team erfolgen Aktualisierungen oft unregelmäßig oder schlichtweg gar nicht. Wenn niemand Verantwortung für einen Inhalt übernehmen möchte, sollte sein langfristiger Wert hinterfragt werden.
Steht der Wert des Inhalts im Verhältnis zum Aufwand für seine Pflege?
Einige Ressourcen erfordern häufige Updates, Spezialwissen oder aufwendige Produktionsprozesse. Prüfen Sie, ob ein einfacheres Format denselben Wert mit weniger Aufwand liefern könnte.
Kann die vorgesehene Zielgruppe den Inhalt effektiv nutzen?
Prüfen Sie dabei zum Beispiel:
- die Anforderungen an die Barrierefreiheit
- die mobile Ansicht
- die Sprache
- die Länge
- die Navigation
- das Format
- die technische Kompatibilität
Ein Inhalt sollte nicht nur deshalb bleiben, weil die Informationen nützlich sind, wenn das Format die Nutzung letztlich verhindert.
Lässt sich die Ressource effizient aktualisieren, wiederverwenden oder lokalisieren?
Inhalte, die auf wiederverwendbarem Ausgangsmaterial und klaren Strukturen basieren, lassen sich meist leichter pflegen als stark individualisierte Assets. Diese Anpassungsfähigkeit ist besonders wichtig für Organisationen, die mehrere Regionen, Sprachen oder Geschäftsbereiche abdecken möchten.
Treffen Sie eine dieser vier Entscheidungen
Nach der Prüfung sollte jeder Inhalt einer der folgenden Kategorien zugeordnet werden:
Behalten
Bestehende Inhalte können unverändert bleiben, wenn sie:
- korrekt und aktuell sind
- strategisch relevant sind
- für eine definierte Zielgruppe nützlich sind
- klar verantwortet sind
- sich mit vertretbarem Aufwand pflegen lassen
Wichtig ist: Nur weil ein Inhalt bestehen bleibt, sollte er nicht auf unbestimmte Zeit unangetastet bleiben. Für die Ressource sollte eine klare verantwortliche Stelle festgelegt und ein passender nächster Prüftermin definiert werden.
Aktualisieren
Aktualisieren Sie Inhalte, wenn ihr Hauptzweck weiter gültig ist, Teile davon aber nicht mehr aktuell oder wirksam sind.
Eine Aktualisierung kann nötig sein aufgrund von:
- veränderten Prozessen oder Vorschriften
- veralteten Beispielen oder Daten
- neuer Markenführung oder Terminologie
- Problemen bei Navigation oder Barrierefreiheit
- einem Format, das nicht mehr zur Zielgruppe passt
- veränderten Systemen oder Benutzeroberflächen
Bevor Sie ein umfassendes Redesign starten, prüfen Sie, ob eine kleinere Überarbeitung das Problem bereits löst.
Zusammenführen
Führen Sie Inhalte zusammen, wenn mehrere Assets denselben oder einen eng verwandten Bedarf adressieren. Das kann bedeuten:
- eine zentrale Single Source of Truth
- eine kompakte Kernressource mit optionalen Vertiefungen
- ein gemeinsames Modul, das in mehreren Lernpfaden genutzt wird
- ein einzelner Leitfaden mit rollenspezifischen Abschnitten
- eine durchsuchbare Ressource statt mehrerer separater Dateien
Wenn Sie Inhalte zusammenführen, legen Sie fest, welche verantwortliche Stelle, welche Version und welcher Ablageort künftig maßgeblich sind. Entfernen oder leiten Sie ältere Versionen um, damit keine neuen Doppelungen entstehen.
Stilllegen
Inhalte stillzulegen sollte eine bewusste Entscheidung sein. Das ist sinnvoll, wenn Inhalte:
- ungenau oder nicht mehr relevant sind
- durch eine stärkere Ressource ersetzt werden
- selten genutzt und nicht kritisch sind
- keinen klaren Bedarf in der Zielgruppe mehr adressieren
- keine verantwortliche Stelle haben
- unverhältnismäßig teuer in der Pflege sind
Halten Sie fest, warum die Entscheidung getroffen wurde, entfernen Sie den Inhalt aus aktiven Kanälen und klären Sie, ob er aus rechtlichen, Compliance- oder historischen Gründen archiviert werden muss. Wenn Lernende noch darauf angewiesen sein könnten, kommunizieren Sie, welche Ressource nun der Ersatz dafür ist.
Nutzen Sie Daten, aber lassen Sie Raum für Bewertung
Lerndaten können beim Audit unterstützen, aber sie liefern nur selten allein die vollständige Antwort. Nützliche Indikatoren reichen von Anmelde- und Abschlusszahlen bis zu qualitativeren Messgrößen wie Feedback von Lernenden und Stakeholdern.
Diese Indikatoren brauchen jedoch Kontext, denn eine selten genutzte Compliance-Ressource kann trotzdem unverzichtbar sein und eine häufig aufgerufene Ressource kann deshalb so beliebt sein, weil ein Prozess besonders verwirrend ist, nicht weil der dazugehörige Inhalt so effektiv ist.
Die Entscheidung sollte verfügbare Evidenz mit den Einschätzungen von Content-Verantwortlichen, Fachpersonen und Vertretungen der Zielgruppe verbinden.
Machen Sie aus dem Audit kein weiteres Großprojekt
Der Zweck eines Content-Audits sollte sein, die Komplexität zu verringern, anstatt eine neue Verwaltungsebene zu schaffen.
Halten Sie den Prozess verhältnismäßig:
- Wählen Sie einen klar abgegrenzten Inhaltsbereich aus.
- Erstellen Sie eine einfache Übersicht.
- Prüfen Sie jeden Inhalt anhand der vereinbarten Kriterien.
- Weisen Sie eine Entscheidung und eine verantwortliche Stelle zu.
- Setzen Sie die dringendsten Maßnahmen um.
- Legen Sie einen realistischen Prüfzyklus fest.
Nicht jeder Inhalt braucht eine umfangreiche Bewertung in mehreren Stufen. Manche Entscheidungen liegen auf der Hand, besonders wenn Inhalte eindeutig veraltet oder doppelt sind.
Das wichtigste Ergebnis ist Handeln: Selbst die detaillierteste Tabelle bringt wenig, wenn am Ende nichts aktualisiert, konsolidiert oder entfernt wird.
Verhindern Sie, dass der Katalog wieder im Chaos versinkt
Ein einmaliges Audit kann das aktuelle Portfolio verbessern, aber um es dauerhaft so übersichtlich zu halten, braucht es klare Governance.
Führen Sie dazu ein paar einfache Regeln ein:
- Jede neue Ressource braucht eine definierte Zielgruppe und einen klaren Zweck.
- Bestehende Inhalte müssen geprüft werden, bevor etwas Neues erstellt wird.
- Für jeden Inhalt muss es eine namentlich benannte verantwortliche Person oder ein verantwortliches Team geben.
- Prüftermine sollten sich danach richten, wie schnell sich das Thema verändert.
- Das Stilllegen sollte Teil des normalen Content-Lebenszyklus sein.
- Ein Ablageort oder eine Version sollte als Single Source of Truth festgelegt werden.
- Größere Aktualisierungen sollten immer auch verwandte und sich überschneidende Inhalte einbeziehen.
Diese Regeln sollen die Produktion nicht verlangsamen. Sie helfen vielmehr, dass Teams ihre Zeit nicht in Materialien investieren, die später schwer zu pflegen sind.
Ein kleineres Portfolio kann Mehrwert schaffen
Der Erfolg eines Lernkatalogs sollte nicht daran gemessen werden, wie viel Inhalt er umfasst.
Ein fokussiertes Portfolio erleichtert es Mitarbeitenden, relevante Unterstützung zu finden, und unterstützt Führungskräfte, Prioritäten zu setzen, während L&D-Teams die Qualität sichern. Außerdem schafft es Zeit für neue Kompetenzbedarfe, statt Ressourcen an Materialien zu binden, die für die Organisation keinen Nutzen mehr haben.
Ein Content-Audit soll daher nicht nur alte Kurse entfernen. Es soll vor allem bewusste Entscheidungen darüber ermöglichen, wo Lernressourcen den größten Wert schaffen.
Behalten Sie das, was funktioniert, aktualisieren Sie, was weiter relevant bleibt, führen Sie zusammen, was um Aufmerksamkeit konkurriert, und legen Sie das still, was sich nicht mehr ausreichend rechtfertigen lässt.
Weniger Content, mehr Kompetenzen
Wir zeigen Ihnen, warum es sinnvoll ist, Ihr Trainingsangebot kurz vor Beginn des vierten Quartals zu überarbeiten und wie Sie dabei vorgehen können.
